Faut-il retenir Octime pour piloter vos temps de travail, vos plannings et vos absences ? L’éditeur français accompagne depuis plus de 25 ans des organisations confrontées à des contraintes RH lourdes : établissements multi-sites, accords locaux qui diffèrent d’un site à l’autre, continuité de service à tenir malgré les absences.
Sa particularité tient en une chaîne : la gestion des temps, la planification et les remplacements vivent dans le même environnement, grâce à l’intégration de STAFFELIO. Nous avons regardé ce que la plateforme couvre, ce qu’elle coûte, et à quelles organisations elle convient vraiment.
Octime en bref : l’éditeur et l’offre
Le Groupe Octime est un éditeur français de solutions RH fondé en 1998, spécialisé dans la gestion des temps, la planification et la gestion des remplacements. Son site revendique 3 000 clients, 1,7 million d’utilisateurs et 15 500 sites installés, dans des structures allant de 25 à plus de 30 000 salariés.
L’offre s’organise autour de trois briques. OCTIME est la solution modulaire, destinée aux ETI, aux grands groupes et aux réseaux multi-sites qui doivent appliquer des règles de gestion différentes d’un établissement à l’autre. OCTIME Expresso est l’offre clé en main pour les PME de 25 à 200 salariés, annoncée comme déployée en 5 jours et hébergée en mode SaaS sur des serveurs situés en France. STAFFELIO complète l’ensemble sur la gestion des remplacements et des renforts.
Les références publiées par l’éditeur couvrent des secteurs très différents : ELSAN, Ramsay Santé et l’Hôpital Paris Saint-Joseph pour la santé, DPD France pour la logistique, Bouygues Telecom et SFR pour les télécoms, Grand Optical, Petit Bateau, Feu Vert et Nature & Découvertes pour le retail, le Groupe Barrière et The Brando pour l’hôtellerie, ou encore le Département du Nord pour le secteur public. OCTIME et STAFFELIO sont par ailleurs référencés auprès de l’UGAP, du RESAH et du C.A.I.H., les trois centrales d’achat par lesquelles passent les établissements publics de santé.
Notre avis sur Octime en un coup d’œil
Octime obtient une note globale de 4,8 / 5. La solution se distingue sur un terrain précis : les organisations qui doivent tenir un niveau d’effectif constant malgré les absences, et appliquer des règles de temps de travail qui changent d’un établissement à l’autre. Son principal point d’attention est l’envers de cette force : pour une petite structure tertiaire aux besoins simples, la plateforme est surdimensionnée.
| Critère | Note | Commentaire |
|---|---|---|
| Couverture fonctionnelle | 5 / 5 | Temps, planification, absences, badgeage et remplacements sur une seule plateforme |
| Souveraineté et sécurité | 5 / 5 | Hébergement SaaS sur des serveurs situés en France, SLA de 99,5 % annoncé |
| Gestion des contraintes réglementaires | 5 / 5 | Accords locaux, conventions collectives, annualisation et modulation pris en charge |
| Déploiement et accompagnement | 4,5 / 5 | Chef de projet dédié, accompagnement fonctionnel et réglementaire |
| Support | 4,5 / 5 | Portail client et assistance téléphonique assurés par des équipes spécialisées |
| Ergonomie et mobilité | 4 / 5 | Pensée pour les gestionnaires RH et les managers, l’efficacité métier avant la simplicité |
| Transparence tarifaire | 3,5 / 5 | Aucune grille publique, tarification sur devis uniquement |
Octime en vidéo : la présentation de l’éditeur
Cette vidéo de 2 minutes publiée par le Groupe Octime présente l’éditeur, son positionnement et le périmètre de ses solutions. Il s’agit d’une présentation d’entreprise, pas d’une démonstration de l’interface :
Le vrai facteur différenciant d’Octime
Beaucoup de solutions savent suivre des temps, et beaucoup savent construire des plannings. La chaîne que peu d’éditeurs proposent commence après : une absence est validée, elle crée un trou dans le planning, et il faut trouver quelqu’un. C’est précisément ce que couvre l’intégration de STAFFELIO. Le besoin de remplacement est identifié dès la validation de l’absence, et le manager accède à des candidats disponibles et qualifiés sans quitter son outil de planification.
Pour une clinique, un EHPAD, un réseau de magasins ou un hôtel, cette continuité entre temps, planning et remplacement est le cœur du problème à résoudre. C’est là qu’Octime se défend le mieux face à des concurrents qui s’arrêtent au planning et laissent la recherche de remplaçants aux tableurs et aux appels téléphoniques.
Points forts et points faibles d’Octime
Les points forts
- Gestion avancée des contextes RH complexes : accords locaux, règles conventionnelles et contraintes multi-sites.
- Contrôle des besoins en effectifs directement intégré à la planification.
- Intégration de STAFFELIO pour identifier rapidement des remplaçants et des renforts.
- Interfaces avec la quasi-totalité des logiciels RH et de paie du marché.
- Hébergement SaaS sur des serveurs situés en France.
Les points faibles
- Tarification uniquement sur devis, sans aucune grille publique.
- Richesse fonctionnelle qui demande un accompagnement au démarrage.
- Peu pertinent pour une entreprise qui cherche seulement un outil simple de congés ou de pointage.
Les fonctionnalités d’Octime passées au crible
Gestion des temps et activités
C’est le métier historique de l’éditeur. La solution suit les temps de présence et d’absence à partir de plusieurs modes de badgeage, et prend en charge les règles de calcul simples comme complexes : heures supplémentaires et majorations, annualisation, modulation, temps partiels, accords locaux. Les compteurs et les variables de paie en découlent automatiquement.
Planification des équipes
Octime ne se contente pas d’affecter des horaires. Les plannings se construisent en tenant compte des besoins en effectifs, des absences déjà posées et des contraintes réglementaires, et la solution signale les conflits avant publication. Les managers disposent d’une vue consolidée qui leur permet de voir les situations de sous-effectif avant qu’elles ne se produisent.
Congés et absences
Les demandes passent par des workflows de validation paramétrables, en une ou plusieurs étapes, avec délégation possible. Les soldes sont calculés par motif d’absence, en temps réel et en prévisionnel, et restent visibles par le collaborateur comme par le manager. Les absences apparaissent directement dans les plannings individuels et d’équipe : le manager mesure l’effet d’une demande sur son service avant de la valider.
Gestion des remplacements
Via STAFFELIO, les besoins de remplacement sont identifiés dès qu’une absence est validée. La plateforme gère la sélection des candidats, la validation et la contractualisation, ce qui évite de sortir de l’outil pour traiter un renfort.
Interfaces paie et SIRH
L’éditeur annonce un interfaçage avec la totalité des progiciels RH du marché et cite notamment Sage, Cegid, ADP, Silae, SAP, SOPRA, HR-ACCESS, Talentia ou CPage. Les variables de paie sont transmises automatiquement, ce qui limite les ressaisies et les écarts entre la gestion des temps et le bulletin.
Portail collaborateur et application mobile
Le portail RH donne au collaborateur l’accès à ses plannings, ses compteurs et ses soldes, et lui permet de faire ses demandes en autonomie. L’application myOCTIME, disponible sur iOS et Android, reprend l’essentiel : consulter son planning, poser une absence, suivre ses demandes, badger. Le badgeage se fait aussi sur badgeuse physique ou en badgeage virtuel depuis un poste connecté.
Combien coûte Octime ? Tarifs et devis
Comme la plupart des solutions destinées aux ETI et aux grands groupes, Octime fonctionne sur une tarification sur mesure. Le prix dépend du périmètre fonctionnel retenu, du nombre de collaborateurs, des modules activés et du niveau d’accompagnement. Aucune grille tarifaire n’est publiée : le devis est établi après analyse du contexte et des contraintes réglementaires de l’organisation.
Pour comparer sérieusement plusieurs solutions, il faut donc demander un chiffrage complet, abonnement mais aussi déploiement, paramétrage, formation et interfaces avec l’existant. C’est souvent sur ces trois derniers postes que les écarts se creusent entre éditeurs.
Déploiement, formation et support
Le déploiement est mené avec un chef de projet dédié, chargé du cadrage, du paramétrage et de la prise en main par les équipes. C’est ce qui permet d’adapter l’outil aux spécificités réglementaires de chaque structure, et c’est le point que les témoignages publiés par l’éditeur mettent le plus souvent en avant. Pour les PME, l’offre Expresso est annoncée comme déployée en 5 jours.
Côté formation, l’éditeur propose un parcours certifié Qualiopi, en présentiel ou à distance. Le support repose sur un portail client et une assistance téléphonique assurée par des équipes spécialisées sur les volets fonctionnel, réglementaire et technique.
Sécurité et hébergement : des données en France
Octime est proposé en SaaS, avec un hébergement sur des serveurs situés en France. L’éditeur annonce un SLA de 99,5 % de disponibilité. Pour des directions RH qui manipulent des données de temps de travail, d’absences et de paie, la localisation de l’hébergement reste un critère de sélection à part entière.
Un point à instruire en revanche lors de votre consultation : l’éditeur ne publie pas de certification de sécurité de type ISO 27001, ni d’agrément hébergeur de données de santé. Si votre direction juridique exige l’une ou l’autre, demandez les attestations en amont plutôt qu’en fin de processus.
Pour qui Octime est-il (vraiment) fait ?
Octime est un excellent choix si
- Vous gérez plusieurs établissements ou sites avec des règles de gestion différentes.
- La continuité de service et la couverture des effectifs sont des enjeux quotidiens.
- Vous devez appliquer des accords locaux ou des conventions collectives complexes.
- Vous cherchez une seule plateforme pour les temps, les plannings, les absences et les remplacements.
Regardez plutôt ailleurs si
- Vous cherchez uniquement un outil simple de gestion des congés.
- Vous voulez une solution en libre-service, avec très peu de paramétrage.
- L’affichage d’une grille tarifaire publique est pour vous un critère éliminatoire.
Avis clients : que disent les utilisateurs d’Octime ?
L’éditeur publie une série de témoignages clients, dont ceux d’ELSAN, de DPD France, de The Brando ou de la mairie des Rousses. Deux thèmes y reviennent : la capacité de la solution à absorber des organisations multi-sites, et la réactivité de l’équipe projet pendant le déploiement. Un témoignage de responsable RH mentionne 21 établissements déployés simultanément.
Ces retours proviennent du site de l’éditeur et sont donc sélectionnés par lui. Les plateformes d’avis indépendantes restent peu fournies sur Octime, ce qui est courant pour un éditeur dont les ventes passent par des cycles longs et, pour le secteur public, par des centrales d’achat.
Les meilleures alternatives à Octime
Selon ce qui compte le plus pour vous, d’autres solutions méritent d’être regardées :
- Pour un couplage fort entre matériel de pointage, contrôle d’accès et gestion des temps : Kelio.
- Pour une approche généraliste tournée vers l’expérience utilisateur : Lucca ou Factorial.
- Pour une PME qui veut un tarif affiché et une mise en route rapide : JOUROFF.
Pour situer Octime face à ces solutions, nos comparatifs détaillés :
- Notre comparatif des logiciels de gestion des temps.
- Notre comparatif des logiciels GTA.
- Notre comparatif des logiciels de planning.
- Notre comparatif des logiciels de gestion des congés.
- Notre comparatif des logiciels de gestion des absences.
Notre verdict sur Octime
Octime vise une catégorie précise d’organisations : celles pour qui un planning qui se vide est un problème opérationnel immédiat. Son expertise historique de la gestion des temps, sa prise en charge des règles conventionnelles les plus tordues et la continuité qu’elle établit avec STAFFELIO jusqu’au remplacement en font une offre difficile à égaler sur ce terrain. On lui reprochera l’absence totale de prix affiché, une richesse fonctionnelle qui ne se dompte pas seule, et l’absence de certification de sécurité publiée. Note finale : 4,8 / 5.